Für die Einleitung der Zertifizierung muss bei ClarCert eine Anfrage für das Zertifizierungsverfahren gestellt werden. Im Anfrageformular werden grundsätzliche Daten zum zu zertifizierenden Zentrum, wie z. B. Adresse und Kontaktdaten) abgefragt und auf dieser Grundlage ein Angebot zur Zertifizierung erstellt.

Mit der schriftlichen Antragstellung wird das Angebot angenommen und die Zertifizierung formell bei ClarCert eingeleitet. Im Anschluss wird das Auditteam benannt und der Audittermin abgestimmt.

Die fachlichen Anforderungen an ein NAMSE – Typ A Zentrum sind in dem Erhebungsbogen festgelegt. In diesem Erhebungsbogen beschreiben die in der Vorbereitung zur Zertifizierung befindlichen Einrichtungen auf welche Art und in welchem Maße sie die fachlichen Anforderungen erfüllen. Der von der Einrichtung bearbeitete Erhebungsbogen ist bei ClarCert einzureichen. Dieser wird von ClarCert formal geprüft und anschließend durch das Auditteam hinsichtlich der Erfüllung der fachlichen Anforderungen bewertet. In der durch das Auditteam schriftlich erstellten Bewertung wird eine Empfehlung hinsichtlich der Einleitung des Zertifizierungsverfahrens ausgesprochen. Die Bewertung kann mit Auflagen für die Einleitung des Zertifizierungsverfahrens verbunden sein. Die Einrichtung kann diese Bewertung nutzen, um sich nochmals gezielt auf die Klärung oder Behebung beschriebener Schwachstellen bei der Vorbereitung des Zertifizierungsaudits zu konzentrieren. Kliniken, bei denen eine erfolgreiche Zertifizierung stark gefährdet ist, werden somit auch vor einer Zertifizierung mit negativem Ergebnis frühzeitig geschützt.

Das Erstzertifizierungsaudit vor Ort wird durch ein geschultes und durch die Zertifizierungskommission zugelassenes Auditteam durchgeführt, welches die Expertise aus den Bereichen Medizin, Patientenvertretung und Systemauditierung vereint. Der Ablauf der Zertifizierung wird über einen Auditplan festgelegt, der von der Auditleitung mit der Einrichtung abgestimmt wird. Im Audit werden die erforderlichen Bereiche der zu zertifizierenden Klinik begangen. Die Erfüllung der Zertifizierungsanforderungen wird über Einsichtnahme von Unterlagen und Gesprächen mit der Leitung und den Angestellten vom Auditteam stichprobenartig überprüft. Das Audit vor Ort endet mit einem Abschlussgespräch, bei dem das Auditteam das Auditergebnis bekannt gibt und eine Empfehlung hinsichtlich der Zertifikatserteilung für den Ausschuss Zertifikatserteilung ausspricht.

 Werden in dem Audit Abweichungen gegenüber den Anforderungen des Erhebungsbogens von Seiten des Auditteams festgestellt, dann sind diese innerhalb einer Frist (max. 3 Monate) durch die Einrichtung zu beheben. Die Behebung der Abweichung wird von der Auditleitung bewertet. Dies kann in Form einer Unterlagenbewertung oder über ein Nachaudit vor Ort erfolgen. Die Art der Nachweiserbringung wird durch das Auditteam bestimmt.

Das Auditteam ist lediglich befugt, eine Empfehlung über die Zertifikatserteilung auszusprechen. Die schlussendliche Entscheidung über die Zertifikatsvergabe erfolgt durch den Ausschuss Zertifikatserteilung, der in der Regel der Empfehlung des Auditteams folgt.

Anhand der durch das Auditteam erstellten Auditdokumentation überprüft der Ausschuss Zertifikatserteilung, ob die Anforderungen durch die Klinik ausreichend erfüllt sind, und erteilt bei positivem Ergebnis das Zertifikat. Durch den Ausschuss Zertifikatserteilung können Auflagen für die Zertifikatserteilung ausgesprochen werden. Voraussetzungen für die Zertifikatserteilung sind zum einen die Behebung sämtlicher im Audit festgestellter Abweichungen und zum anderen die Erfüllung sämtlicher durch den Ausschuss Zertifikatserteilung ausgesprochener Auflagen. 

Zur Aufrechterhaltung der Zertifizierung ist eine jährliche Überwachung notwendig. Hierbei handelt es sich um eine Unterlagenprüfung. Das Zentrum muss hierfür Nachweise zur Bearbeitung der Hinweise aus dem vorangegangenen Audit sowie eine Stellungnahme über ggf. auftretende Änderungen im Erhebungsbogen bei ClarCert einreichen.

Die Rezertifizierung findet alle 3 Jahre statt. Die Gültigkeitsdauer der Zertifikate beträgt 3 Jahre. Vor Ablauf der Gültigkeitsdauer wird das zertifizierte NAMSE – Typ A Zentrum einer Überprüfung unterzogen, die hinsichtlich des Umfangs und Vorgehensweise einer Erstzertifizierung ähnelt.