Ablauf Zertifizierung
Hinweis: Testkäufe sind im dargestellten Ablauf nicht enthalten. Diese finden gemäß Anforderungskatalog je nach gesetzlicher Bestimmung des jeweiligen Bundeslandes unangekündigt Anwendung.
- Anfrage Zertifizierung
Zeitliche Empfehlung 4 - 8 Monate vor dem Wunschtermin Der Kunde teilt ClarCert sein Interesse an der Zertifizierung mit. ClarCert sendet dem Kunden allgemeine Informationen zum Zertifizierungssystem, eine Vorabinformation zu den Gebühren sowie die notwendigen Antragsdokumente.
- Antrag Prüfung Zertifizierungsfähigkeit
Zeitliche Empfehlung 4 - 6 Monate vor dem Wunschtermin Bei weiterem Interesse an der Zertifizierung wird vom Kunden der ausgefüllte Antrag zur kostenpflichtigen Prüfung der Zulassung zur Zertifizierung sowie die zugehörigen Anlagen an ClarCert gesendet.
- Rechnung und Durchführung Prüfung Zertifizierungsfähigkeit
Zeitliche Empfehlung 4 - 6 Monate vor dem Wunschtermin ClarCert versendet die Rechnung für die Prüfung auf Zertifizierungsfähigkeit an den Kunden. Nach erfolgtem Zahlungseingang erfolgt die Antragsprüfung. Bei positivem Prüfungsergebnis erhält der Kunde das individuelle Angebot. Bei negativem Prüfungsergebnis ist eine Zulassung zur Zertifizierung leider nicht möglich. Der Kunde wird hierüber informiert, der Prozess ist an dieser Stelle beendet.
- Auftragserteilung
Zeitliche Empfehlung 4 - 6 Monate vor dem Wunschtermin Nach positiver Antragsprüfung erhält der Kunde ein individuelles Angebot. Zur Einleitung des Zertifizierungsverfahrens benötigt ClarCert die zugehörige Auftragserteilung. Nachdem ClarCert diese erhalten habt, wird ein Auditor für den vom Kunden angegebenen Wunschtermin ermittelt und dessen Kontaktdaten an den Kunden für weitere Absprachen weitergeleitet. Die Auftragserteilung sollte in der Regel mit einigen Wochen Vorlauf zum Wunschtermin erfolgen. Eine kurzfristigere Auditdurchführung ist abhängig von den Terminkapazitäten der Auditoren und kann nicht sicher zugesagt werden - wir werden jedoch gerne versuchen einen kurzfristigen Termin zu ermöglichen.
- Erstzertifizierung vor Ort
Der Ablauf wird über einen Auditplan, der durch den benannten Auditor erstellt wird, für jeden Standort festgelegt.
Das Zertifizierungsaudit erfolgt in der Zentrale und den Spielhallen. Die Zentrale wird i.d.R. vor den Spielhallen auditiert. Dabei prüft der Auditor in der Zentrale unter anderem, ob die Dokumentation der Prozesse bereits den Anforderungen des Standards entspricht. In den Spielhallen prüft der Auditor die praktische Umsetzung der Prozesse und deren Wirksamkeit.
Sofern keine gesonderte Zentrale vorhanden ist, werden die entsprechenden Prozesse standortspezifisch geprüft.
Die Dokumente zum Nachweis der Erfüllung der im Standard genannten Kriterien liegen zur Einsicht bereit. Genauere Informationen zum Thema "notwendige Dokumente" können Sie dem oben verlinkten Ablaufplan entnehmen. - Rechnung Zertifizierung
Die Ausstellung der Rechnung für das Zertifizierungsverfahren erfolgt nach dem letzten Audit vor Ort.
- Umgang mit Nichtkonformitäten
Sofern im Audit Nichtkonformitäten (Abweichungen) definiert wurden, haben Sie maximal 90 Werktage nach dem letzten Audittag (standortspezifisch) Zeit, diese über die Einreichung von Nachweisen oder ein Nachaudit zu beheben. Näheres hierzu finden Sie im Merkblatt zum Umgang mit Abweichungen. - Bewertung durch den Ausschuss Zertifikatserteilung
Der Auditor bewertet die Erfüllung der Anforderungen vor Ort bzw. ggf. durch die Bewertung eingereichter Nachweise zur Behebung von Abweichungen. Die letztendliche Zertifikatserteilung erfolgt durch den Zertifizierungsausschuss. Dieser prüft das komplette Verfahren auf Vollständigkeit und inhaltliche Kongruenz zu den Anforderungen des Standards. Die Gültigkeit der Zertifikate beträgt zwei Jahre.
- Jährliche Überwachung
Um die Zertifizierung aufrecht zu erhalten, müssen die vorgesehenen Überwachungen und Testäufe gemäß Angebot durchgeführt werden. Überwachungsaudits und Testkäufe finden in den Spielhallen unangekündigt statt, weshalb Terminabsprachen unzulässig sind. Die Planung der Überwachungstermine der Zentrale erfolgt durch ClarCert in Absprache mit dem Auditor und wird der Zentrale rechtzeitig (spätestens 8 Wochen vor dem Termin) mit Übermittlung des Auditplanes mitgeteilt. Als Vorbereitungsgrundlage dienen die Hinweise und ggf. Abweichungen des vorhergehenden Audits.Im Vorfeld der Überwachung erfolgt eine Abfrage der relevanten Kennzahlen durch ClarCert zur Prüfung der Aktualität des Auditumfangs.
- Wiederholaudit / Re-Zertifizierung
Nach Ablauf der Gültigkeitsfrist erlischt das Zertifikat automatisch. Um eine lückenlose Zertifizierung zu gewährleisten, muss die erneute Zertifizierung bis zum Ablauf der Zertifikatsgültigkeit abgeschlossen sein muss (inkl. Berichterstellung, Behebung Abweichung und Ausschussentscheidung). Es empfiehlt sich daher die erneute Begutachtung 3 Monate vor Ablauf der Zertifikatsgültigkeit zu planen. Hierbei werden die Zentrale sowie die Spielhallen begangen. Umfang und Ablauf entsprechen nahezu der Erstzertifizierung. Im Vorfeld der Re-Zertifizierung erfolgt eine Abfrage der relevanten Kennzahlen durch ClarCert zur Prüfung der Aktualität des Auditumfangs.
Weitere Ausführungsregelungen für die Zertifizierung sowie allgemeine Bestimmungen für die Durchführung von Zertifizierungsverfahren sind in den Dokumenten „Bestimmungen Zertifizierung“ und „Bestimmungen zur Verwendung von Zertifikaten und Zertifikatssymbolen“ festgelegt.