Ablauf Zertifizierung Nephrologie

• Anfrage
  

  Zeitliche Empfehlung:

  4-5 Monate vor geplantem Audittermin

  Für die Einleitung der Zertifizierung muss bei ClarCert eine Anfrage für das Zertifizierungsverfahren gestellt werden. Im Anfrageformular werden bestimmte Vorgaben, die erfüllt sein müssen, vermittelt.

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• Antrag
  

  Zeitliche Empfehlung: Ausschlussfrist:

  4 Monate vor geplantem Audittermin 3 Monate vor geplantem Audittermin

  Mit der schriftlichen Antragstellung von Seiten der Einrichtung wird die Zertifizierung formell bei ClarCert eingeleitet. Im Anschluss werden die Fachexperten benannt und die Termine für das Audit abgestimmt.

• Einreichung Erhebungsbogen
  

  Zeitliche Empfehlung: Ausschlussfrist:

  2 Monate vor geplantem Audittermin 6 Wochen vor geplantem Audittermin

  Die Fachlichen Anforderungen an die Einrichtungen sind in dem Erhebungsbogen festgelegt. In diesem Erhebungsbogen beschreiben die in der Vorbereitung zur Zertifizierung befindlichen Einrichtungen auf welche Art und in welchem Maße sie die Fachlichen Anforderungen erfüllen. Der von der Einrichtung bearbeitete Erhebungsbogen wird bei ClarCert eingereicht.

  Der eingereichte Erhebungsbogen wird von den Fachexperten hinsichtlich Erfüllung der Fachlichen Anforderungen bewertet. In der von den Fachexperten schriftlich erstellten Bewertung wird eine Empfehlung hinsichtlich Einleitung des Zertifizierungsverfahrens ausgesprochen. Die Bewertung kann mit Auflagen für die Einleitung des Zertifizierungsverfahrens verbunden sein. Die Einrichtung kann diese Bewertung nutzen, um sich nochmals gezielt auf die Klärung oder Behebung beschriebener Schwachstellen bei der Vorbereitung des Zertifizierungsaudits konzentrieren. Kliniken, bei denen eine erfolgreiche Zertifizierung stark gefährdet ist, werden somit auch vor einer Zertifizierung mit negativem Ergebnis frühzeitig geschützt.

• Zertifizierung vor Ort
  

  Der Ablauf der Zertifizierung wird über einen Auditplan festgelegt, der von den Fachexperten mit der Einrichtung besprochen wird. Die Fachexperten begehen in dem Audit die erforderlichen Bereiche der Einrichtung. Die Erfüllung der Zertifizierungsanforderungen wird über Einsichtnahme von diversen Unterlagen und Gesprächen mit der Leitung und den Mitarbeitern von den Fachexperten überprüft. Das Audit vor Ort endet mit dem Abschlussgespräch, bei dem die Fachexperten das Ergebnis bekannt geben und eine Empfehlung hinsichtlich der Zertifikatserteilung aussprechen.

• Bewertung Behebung Abweichung
  

  Werden in dem Audit Abweichungen gegenüber den Anforderungen des Erhebungsbogens von Seiten der Fachexperten festgestellt, dann sind diese innerhalb einer Frist (max. 3 Monate) durch die Einrichtung zu beheben. Die Behebung der Abweichung wird von dem Leitenden Fachexperten bewertet. Dies kann in Form einer Unterlagenbewertung oder über ein Nachaudit vor Ort erfolgen. Die Art der Nachweiserbringung wird durch die Fachexperten bestimmt.

• Bewertung durch den Ausschuss
  

  Die Fachexperten sind lediglich befugt, eine Empfehlung über die Zertifikatserteilung auszusprechen. Die schlussendliche Zertifikatserteilung erfolgt durch den Ausschuss Zertifikatserteilung, der in der Regel der Empfehlung der Fachexperten folgt. Durch den Ausschuss Zertifikatserteilung können zusätzliche Auflagen definiert werden, die Voraussetzung für die Erteilung des Zertifikates sein können.

• Zertifikatserteilung
  

  Nach positiver Rückmeldung durch den Ausschuss Zertifikatserteilung kann das Zertifikat erteilt werden. Die Ausstellung des Zertifikates erfolgt durch die Geschäftsstelle der DGfN und wird durch den Vorsitzenden der Zertifizierungskommission autorisiert.

• Wiederholaudit
  

  Das Wiederholaudit findet alle 3 Jahre zur Rezertifizierung statt. 
  Die Gültigkeitsdauer der Zertifikate beträgt 3 ½ Jahre. Vor Ablauf der Gültigkeitsdauer wird die zertifizierte Einrichtung einer Überprüfung unterzogen, die hinsichtlich Umfang und Vorgehensweise einer Erstzertifizierung ähnelt.